Zeiterfassungssoftware im Vergleich: 12 Anbieter für KMU
Wir vergleichen 12 Zeiterfassungs-Tools, die sich an kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland richten oder dort verbreitet sind. Alle Angaben stammen von den Websites der Anbieter (Stand: Oktober 2026); es gibt keine bezahlten Platzierungen und keine Affiliate-Links. Eine Rangliste oder ein „Testsieger“ wird bewusst nicht vergeben, weil wir die Tools nicht selbst getestet haben.
Die 12 Anbieter auf einen Blick
| Anbieter | Schwerpunkt | Preismodell | DATEV auf Preisseite | Kostenlos / Test | Quelle |
|---|---|---|---|---|---|
| clockin | Mobile Zeiterfassung per App, Handwerk | pro Nutzer | ja | Kostenloser Test laut Anbieter („Paket testen“) | Preisseite |
| Clockodo | Arbeits- und Projektzeiterfassung, Agenturen & Dienstleister | pro Nutzer | nicht auf Preisseite genannt | Kostenloser Test laut Anbieter | Preisseite |
| Crewmeister | Einfache Zeiterfassung für kleine Betriebe, Urlaubsplanung | pro Nutzer, Staffel nach Teamgröße | ja | 14-tägiger Test laut Anbieter | Preisseite |
| Papershift | Dienstplanung & Zeiterfassung, Gastronomie | Paket nach Mitarbeiterzahl + Grundgebühr | ja | Demo laut Anbieter | Preisseite |
| ordio | Schichtplanung, Zeiterfassung mit Terminal, Gastronomie | pro Standort | ja | Kostenloser Start laut Anbieter (Paket Pro) | Preisseite |
| ZEP | Projektzeiterfassung, Agenturen & Beratungen | pro Nutzer | ja | Test laut Anbieter | Preisseite |
| Clockify | International, Projekt- und Arbeitszeiten | pro Nutzer, Preise in US-$ | nein, laut Preisseite nicht genannt | Ja, kostenloser Plan laut Anbieter | Preisseite |
| Toggl Track | International, Projektzeiten, Freelancer & Agenturen | pro Nutzer, Preise in US-$ | nein, laut Preisseite nicht genannt | Ja, Free-Plan für begrenzte Nutzerzahl laut Anbieter | Preisseite |
| Factorial | HR-Software mit Zeiterfassungsmodul | pro Nutzer (HR-Suite) | ja | siehe Anbieter | Preisseite |
| TimeTac | Zeiterfassung, Projektzeiten, Terminals | modular | ja | siehe Anbieter | Preisseite |
| Kenjo | HR- und Workforce-Management mit Zeiterfassung | pro Mitarbeiter (HR-Suite) | nicht auf Preisseite genannt | Kostenloser Test laut Anbieter | Preisseite |
| timemaster | Zeiterfassung mit Terminal | Terminal, Cloud oder lokal | nicht auf Preisseite genannt | siehe Anbieter | Preisseite |
„DATEV auf Preisseite“ bedeutet: Der Anbieter erwähnt DATEV auf seiner Preisseite. Ob die Schnittstelle zu Ihrem DATEV-Produkt passt, klären Sie bitte mit Anbieter und Steuerbüro. Konkrete Preise: Preisübersicht.
Nach welchen Kriterien vergleichen wir?
- Rechtliche Eignung: Lassen sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen (Anforderung aus dem BAG-Beschluss)?
- Erfassungswege: App, Browser, Terminal, Kiosk.
- Preismodell: pro Nutzer, pro Standort oder Paket mit Grundgebühr; Mindestlaufzeit.
- Schnittstellen: insbesondere DATEV für die Lohnabrechnung.
- Zusatzfunktionen: Urlaub, Schichtplanung, Projektzeiten.
- Datenschutz: Angaben zu Hosting und DSGVO auf der Anbieter-Website.
Details zum Vorgehen: Methodik, Quellen & Unabhängigkeit.
Welches Tool passt zu welchem Betrieb?
- Kleiner Betrieb, der nur Kommen/Gehen erfassen will
- Einfache App-Stempeluhren mit niedrigen Einstiegspreisen, z. B. Crewmeister (ab 1,50 € pro Nutzer/Monat bei 50 Mitarbeitenden laut Anbieter) oder clockin (Team Starter ab 3,59 €).
- Gastronomie, Handel, Schichtbetrieb
- Tools mit Dienstplanung: Papershift oder ordio. ordio rechnet pro Standort ab, Papershift mit Paketpreis plus Grundgebühr.
- Agenturen, Beratungen, Dienstleister mit Kundenabrechnung
- Projektzeiterfassung: Clockodo, ZEP, international auch Toggl Track oder Clockify.
- Unternehmen, die eine komplette HR-Software suchen
- HR-Suiten mit Zeiterfassungsmodul: Factorial, Kenjo.
- Betriebe mit festem Stempelterminal
- Terminal-Lösungen wie timemaster oder TimeTac; auch ordio und ZEP nennen Terminals.
Deutsche Anbieter oder internationale Tools?
Deutschsprachige Anbieter wie clockin, Crewmeister, Papershift, ordio, ZEP und Clockodo richten sich ausdrücklich an den deutschen Markt und nennen häufig DATEV. Clockify und Toggl Track sind international verbreitet, bieten kostenlose Pläne und rechnen in US-Dollar ab; eine DATEV-Schnittstelle nennen sie auf ihren Preisseiten nicht. Prüfen Sie bei allen Anbietern die Datenschutzangaben selbst – siehe DSGVO-Checkliste.
Gibt es einen Testsieger?
Wir kennen derzeit keinen aktuellen, unabhängigen Test, den wir als Quelle zitieren können, und vergeben selbst keinen Testsieger. Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen der Anbieter mit zwei bis drei Mitarbeitenden, bevor Sie sich festlegen.
Häufige Fragen
- Welche Zeiterfassung ist am günstigsten?
- Den niedrigsten Einstiegspreis unter den deutschen Anbietern nennt laut Preisseite Crewmeister mit ab 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; der Preis bezieht sich laut Anbieter auf 50 Mitarbeitende. Kostenlose Pläne bieten Clockify und Toggl Track (Stand: Oktober 2026).
- Welche Zeiterfassung eignet sich für die Gastronomie?
- Für Schichtbetriebe sind Tools mit Dienstplanung sinnvoll, zum Beispiel Papershift oder ordio. Beide nennen DATEV auf ihren Preisseiten.
- Welche Zeiterfassung eignet sich für Agenturen?
- Agenturen brauchen meist Projekt- und Kundenzeiten für die Abrechnung, zum Beispiel mit Clockodo oder ZEP; international auch Toggl Track oder Clockify.