Kostenlose Zeiterfassung für kleine Firmen: Optionen & Grenzen
Ja, es gibt kostenlose Zeiterfassung: Clockify und Toggl Track bieten laut ihren Preisseiten kostenlose Pläne, und nach geltendem Recht sind auch Papier oder Excel zulässig. Entscheidend ist nicht der Preis, sondern dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig und verlässlich erfasst werden.
Welche Zeiterfassungs-Tools sind kostenlos?
- Clockify: „Du kannst kostenlos starten“ – kostenloser Plan, Upgrades ab 3,99 US-$ pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (Preisseite).
- Toggl Track: Free-Plan „für eine begrenzte Anzahl von Nutzern“ (Preisseite, englisch).
Beide Tools kommen aus der Projektzeiterfassung und sind international ausgerichtet; eine DATEV-Schnittstelle nennen sie auf ihren Preisseiten nicht. Deutsche Anbieter bieten meist kostenlose Testphasen statt dauerhaft kostenloser Pläne (z. B. Crewmeister: 14 Tage laut Anbieter). Stand: Oktober 2026.
Reicht eine Excel-Vorlage oder Papier rechtlich aus?
Laut BAG muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen; der Betriebsrat hat kein Initiativrecht, ein elektronisches System über die Einigungsstelle zu erzwingen. Eine Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel genügt daher nach geltendem Recht, wenn täglich Beginn, Ende und Pausen nachvollziehbar eingetragen werden. Achtung: Ein Referentenentwurf zur ArbZG-Reform sieht künftig eine elektronische Aufzeichnung vor – Excel wäre elektronisch, Papier nicht. Der Entwurf ist kein geltendes Recht.
Welche Grenzen haben kostenlose Lösungen?
- Begrenzte Nutzerzahl oder Funktionen im Free-Plan
- Keine Lohn-Schnittstelle (DATEV) – Zeiten müssen manuell übertragen werden
- Bei Excel: Manipulationsrisiko, keine automatische Pausen- oder Überstundenprüfung, mühsame Auswertung
- Datenschutz: Auch bei kostenlosen Tools brauchen Sie in der Regel einen AV-Vertrag
Gibt es eine kostenlose Zeiterfassungs-App für Minijobber?
Für Minijobber gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Dafür reicht jede verlässliche Methode – auch die kostenlosen Pläne von Clockify oder Toggl Track, sofern alle Mitarbeitenden in die Nutzergrenze passen. Details: Arbeitszeiterfassungspflicht.
Wann lohnt sich bezahlte Software?
Sobald Lohnabrechnung, Urlaubsverwaltung oder Schichtplanung mit der Zeiterfassung verbunden werden sollen, sparen bezahlte Tools meist mehr Zeit, als sie kosten. Preise ab rund 1,50 € pro Nutzer und Monat: Preisübersicht.
Häufige Fragen
- Gibt es eine kostenlose Zeiterfassung für kleine Firmen?
- Ja. Clockify und Toggl Track bieten laut ihren Preisseiten kostenlose Pläne; nach geltendem Recht sind auch Papier oder Excel zulässig, wenn Beginn, Ende und Dauer vollständig erfasst werden.
- Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung?
- Laut BAG muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen; der Betriebsrat hat kein Initiativrecht, ein elektronisches System über die Einigungsstelle zu erzwingen. Eine sorgfältig geführte Excel-Tabelle genügt daher nach geltendem Recht.