Muss ich als kleiner Betrieb mit 5 Mitarbeitern die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Die Pflicht gilt nach geltendem Recht unabhängig von der Betriebsgröße; eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es derzeit nicht. Auch bei fünf Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers aufgezeichnet werden.

Ab wie vielen Mitarbeitern ist Zeiterfassung Pflicht?

Ab dem ersten Arbeitnehmer. Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab, und dieses Gesetz sieht keine Schwelle nach Mitarbeiterzahl vor.

Reicht Excel oder Papier im Kleinbetrieb?

Ja. Laut Bundesarbeitsministerium besteht für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Dauer vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Muss ich als Inhaber meine eigene Arbeitszeit erfassen?

Die Erfassungspflicht betrifft die Arbeitszeit Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Als Inhaberin oder Inhaber eines Betriebs sind Sie selbst kein Arbeitnehmer im Sinne dieser Pflicht.

Was gilt für Minijobber im Kleinbetrieb?

Für Minijobber (§ 8 Abs. 1 SGB IV, nicht in Privathaushalten) müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 Abs. 1 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Gibt es eine Ausnahme für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern?

Nach geltendem Recht nicht. Eine Erleichterung für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten ist lediglich in einem Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgesehen – und betrifft dort nur die elektronische Form, nicht die Erfassung an sich.

Zeiterfassung im Kleinbetrieb: Gilt die Pflicht schon ab dem ersten Mitarbeiter?

Zuletzt aktualisiert: 19.10.2026 · Stand der Angaben: Oktober 2026 · Von Patrick Schmid

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland ab dem ersten Arbeitnehmer – eine Mindestgröße gibt es nach geltendem Recht nicht. Auch ein Betrieb mit fünf Beschäftigten muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21; FAQ des Bundesarbeitsministeriums). Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben: Stundenzettel, Excel oder eine App sind zulässig. Für Minijobber und Branchen wie Bau oder Gastronomie gilt zusätzlich die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG.

Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Zeiterfassungspflicht?

Ab dem ersten. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Schwelle nach Betriebsgröße. Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) fasst die Entscheidung so zusammen, dass „in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist“ (BMAS-FAQ zur Arbeitszeiterfassung).

Die Pflicht betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also auch Teilzeitkräfte, Aushilfen und Minijobber. Sie als Inhaberin oder Inhaber erfassen die Zeiten Ihrer Beschäftigten; Ihre eigene Arbeitszeit fällt nicht darunter.

Welche Aufzeichnungspflichten gelten für kleine Betriebe?

Im Kleinbetrieb greifen bis zu drei Rechtsgrundlagen nebeneinander. Welche davon für Sie gilt, hängt nicht von der Mitarbeiterzahl ab, sondern davon, wen Sie beschäftigen und in welcher Branche Sie tätig sind.

Aufzeichnungspflichten für kleine Betriebe im Überblick (Stand: 19.10.2026)
Rechtsgrundlage	Gilt für	Was aufzuzeichnen ist	Frist	Aufbewahrung
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG 1 ABR 22/21)	Alle Arbeitgeber, jede Betriebsgröße	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (laut BMAS-FAQ)	Keine gesetzliche Festlegung (Stand 10/2026)	Keine gesetzliche Festlegung (Stand 10/2026)
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Alle Arbeitgeber	Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich; Verzeichnis der Beschäftigten mit Einwilligung nach § 7 Abs. 7 ArbZG	–	Mindestens zwei Jahre
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Minijobber (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und Branchen nach § 2a SchwarzArbG	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit	Bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag	Mindestens zwei Jahre
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG	Nur Betriebe mit Betriebsrat (wählbar ab in der Regel fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, § 1 BetrVG)	Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung eines elektronischen Systems	–	–

Was sagt das Bundesarbeitsministerium (BMAS)?

Das BMAS beantwortet die häufigsten Fragen in seinen FAQ zur Arbeitszeiterfassung (Stand der FAQ: 08.08.2025, abgerufen am 19.10.2026). Für kleine Betriebe sind diese Punkte entscheidend:

Inhalt: Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen.
Form: „Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen.“
Delegation: Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
Nur Überstunden reichen nicht: Die Aufzeichnung nach den bisherigen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes genügt laut BMAS den Vorgaben von BAG und EuGH nicht.
Nicht abwarten: Mit der Erfassung zu warten, bis das Arbeitszeitgesetz angepasst ist, ist laut BMAS nicht zulässig – die Pflicht ist bereits geltendes Recht.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich; Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sind trotzdem einzuhalten.
Kontrolle: Zuständig sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder (z. B. Gewerbeaufsichtsämter). Bei Verstößen können sie Nachbesserungen verlangen oder Bußgelder verhängen, deren Höhe sich nach der Schwere des Einzelfalls richtet.

Was gilt für Minijobber und Branchen nach dem Mindestlohngesetz?

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Arbeitgeber für Minijobber (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Laut BMAS-Seite zur Dokumentationspflicht gilt das für Minijobs nicht in Privathaushalten.

Zu den Branchen zählen laut BMAS unter anderem das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, die Gebäudereinigung, der Messebau, die Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk) sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Laut BMAS ist es dabei egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell geführt wird; Unterschriften sind nicht erforderlich. Pausen gehören nicht zur Arbeitszeit, ihre Lage muss aber nicht aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen bleiben beim Arbeitgeber und sind bei einer Kontrolle durch den Zoll vorzulegen. Das BMAS stellt dafür einen Musterbogen (PDF) bereit. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn laut BMAS 13,90 Euro brutto je Zeitstunde.

Branchenspezifisch: Zeiterfassung in der Gastronomie und Zeiterfassung im Handwerk und auf dem Bau.

Gibt es Ausnahmen für kleine Betriebe?

Nach geltendem Recht nein. Die Pflicht gilt nach geltendem Recht unabhängig von der Betriebsgröße; eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es derzeit nicht.

Ausnahmen knüpfen nicht an die Größe, sondern an Personengruppen an: § 18 Abs. 1 ArbZG nimmt leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG sowie Chefärzte vom Arbeitszeitgesetz aus. Ob das auch für die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gilt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich; klären Sie solche Einzelfälle arbeitsrechtlich.

Entwurf – kein geltendes Recht. Berichten zufolge sieht der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vor, dass Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten nicht elektronisch aufzeichnen müssen. Diese Erleichterung beträfe nur die elektronische Form – die Pflicht zur Erfassung selbst bliebe bestehen. Details und Stand: ArbZG-Reform (Entwurf).

Reichen Excel oder Stundenzettel im Kleinbetrieb?

Ja. Laut BAG muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen, und das BMAS bestätigt, dass derzeit keine Formvorschrift besteht. Für drei oder fünf Beschäftigte kann ein sorgfältig geführter Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle genügen, wenn Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags vollständig und nachvollziehbar festgehalten werden.

An Grenzen stoßen Papier und Excel meist bei Überstundenkonten, Urlaubs- und Krankheitstagen, mehreren Standorten oder der monatlichen Übergabe an das Lohnbüro. Optionen ohne Lizenzkosten und ihre Grenzen: kostenlose Zeiterfassung. Software im Überblick: Zeiterfassungssoftware im Vergleich und Preise laut Anbieter.

Muss bei fünf Beschäftigten ein Betriebsrat zustimmen?

Nur wenn es einen gibt. Betriebsräte werden nach § 1 Abs. 1 BetrVG in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt, von denen drei wählbar sind. Besteht ein Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung und Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems grundsätzlich ein Mitbestimmungsrecht (BMAS-FAQ). Ein Initiativrecht, ein elektronisches System über die Einigungsstelle zu erzwingen, hat er laut BAG nicht.

Unabhängig vom Betriebsrat gelten die Datenschutzregeln für Beschäftigtendaten: DSGVO und Zeiterfassung.

So setzen Sie die Zeiterfassung mit fünf Mitarbeitern um

Personengruppen prüfen: Beschäftigen Sie Minijobber oder arbeiten Sie in einer Branche nach § 2a SchwarzArbG? Dann gilt die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG.
Methode wählen: Stundenzettel, Excel, kostenlose App oder Software – entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer verlässlich festgehalten werden.
Regeln festlegen: Wer erfasst wann, wie werden Pausen behandelt, wie werden Korrekturen dokumentiert?
Delegieren und prüfen: Beschäftigte dürfen selbst erfassen; die Verantwortung bleibt laut BMAS beim Arbeitgeber.
Aufbewahrung organisieren: Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Lohnbüro einbinden: Klären Sie mit dem Steuerbüro, in welchem Format die Stunden übergeben werden – etwa per DATEV-Schnittstelle oder DATEV-Export.

Ausführliche Anleitung: Zeiterfassung im kleinen Betrieb einführen.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 19.10.2026.

Hinweis: Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Betrieb mit 5 Mitarbeitern die Arbeitszeit erfassen?: Ja. Die Pflicht gilt nach geltendem Recht unabhängig von der Betriebsgröße; eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es derzeit nicht. Auch bei fünf Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers aufgezeichnet werden.
Ab wie vielen Mitarbeitern ist Zeiterfassung Pflicht?: Ab dem ersten Arbeitnehmer. Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab, und dieses Gesetz sieht keine Schwelle nach Mitarbeiterzahl vor.
Reicht Excel oder Papier im Kleinbetrieb?: Ja. Laut Bundesarbeitsministerium besteht für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Dauer vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind.
Muss ich als Inhaber meine eigene Arbeitszeit erfassen?: Die Erfassungspflicht betrifft die Arbeitszeit Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Als Inhaberin oder Inhaber eines Betriebs sind Sie selbst kein Arbeitnehmer im Sinne dieser Pflicht.
Was gilt für Minijobber im Kleinbetrieb?: Für Minijobber (§ 8 Abs. 1 SGB IV, nicht in Privathaushalten) müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 Abs. 1 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Gibt es eine Ausnahme für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern?: Nach geltendem Recht nicht. Eine Erleichterung für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten ist lediglich in einem Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgesehen – und betrifft dort nur die elektronische Form, nicht die Erfassung an sich.